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新加坡新闻:如何避免这19个严重的英文销售邮件写作错误?

英文世界有这样一句话:

You never get a second chance to make a good first impression.
你永远不会有第二次机会给人留下良好的第一印象。

当第一印象是通过电子邮件产生时,要想以你想要的方式来弥补第一印象就更难了。由于在某些场景下,邮件的效果没有面对面沟通好,也就是说如果你写的东西不能快速抓住眼球或引起共鸣,那么你就不能很好地建立一个融洽的商业关系。

虽然你无法控制邮件是否会得到回应,但你可以控制其他的细节,所以你必须要把第一封邮件写好。

如果你在邮件中有很多拼写和格式错误,那是很难建立可信度的。以下是一些在销售邮件的错误,这些错误会导致销售人员在邮件沟通中处于非常尴尬的境地。

不惜一切代价都要避免的英文销售邮件错误

1. 错别字

根据Grammarly的分析,单词拼写错误的是迄今为止最常见的邮件错误。

所以你可以使用一个工具(比如Grammarly)来检查你的拼写,提高你邮件的专业度。

2. 误用 “your”和 “you’re”

它们听起来一样,但意思肯定不一样。当问你的潜在客户:Do you have any time on you’re calendar to chat tomorrow? 这会让你看起来很马虎,不专业。

“there” “their” 和 “they’re”也是同样的。写 “There excited about the new product“或 “Their is no update yet“是另一个常见的语法错误,这些都是减分项。

误用 “its“和”it’s“是最后一类常被混淆的同音词。

3. 重复词

使用重复的单词是最容易犯的第二大错误,就是你不小心打了两次相同的单词,例如:

When will the report be be ready?

这到不是什么非常严重的问题,但的确会有点小影响。

4. 拼错潜在客户的名字或公司

也许你发邮件的时候很累,也许你的眼睛因为盯着屏幕太久而模糊。但你的潜在客户不会管那些,他们会觉得你没有做研究,工作马虎,或者平白无故不在乎准确性。这些都不利于体现你的销售能力和专业度。

5.拼错自己的公司名字

这没有第4点那么侮辱潜在客户,因为你弄错的是自己的公司,而不是他们的公司,但这仍然给人一种感觉你不关心细节的印象。

6. 电话号码错误

如果你要为你的潜在客户提供一种联系方式,请确保它是正确的。因为他们真的主动给你打电话,一个错误的电话号码就是浪费他们的时间。

7. 日期出错

通过电子邮件来安排会议本身就已经够麻烦的了。

当你要求潜在客户在”11月16日星期四”举行会议,但11月16日实际上是星期三时,这会造成巨大混乱,并需要额外的两三封电子邮件来纠正这个错误。所以你要需要在邮件中使用日期的时候时去亲自查看一下日历。

8. 不使用段落

如果你的邮件只有两句话,那么这就不是什么问题了。

但是,当你要写一封很长的后续邮件或一个重要电话的回顾时,请确保你要把文字打散然后分段,以便于你的潜在客户阅读。

9. 排版有问题

为了使你的潜在客户在阅读邮件时更容易,你需要将内容排版成更容易阅读的的列表形式。

比如现在同一个内容有2个排版形式:

1. Let me know if any of the times work for you: Monday at 3:00 p.m., Tuesday at 12:00 p.m., Tuesday at 1:45 p.m., Wednesday at 9:00 a.m., Wednesday at 4 p.m., or Thursday at 12:20 p.m.

2. Let me know if any of the below times work for you:

Monday at 3:00 p.m.

Tuesday at 12:00 p.m.

Tuesday at 1:45 p.m.

Wednesday at 9:00 a.m.

Wednesday at 4:00 p.m.

Thursday at 12:30 p.m.

你觉得客户更喜欢哪种排版?

10. 格式有问题

在真实的对话中,你可以使用身体语言、语音语调和手势来强调重要的内容。但在电子邮件中传达语气比较困难,所以如果你的邮件长度超过了一个段落,而且其中包含了潜在客户必须阅读的信息,那么就用粗体或斜体来引他们的目光。

但有一点要注意的是:不要太疯狂。如果一封邮件中的每一个字都被加粗或加下划线,那么读起来很刺眼,而且看起来很不专业。

11. 包含太多信息

如果你的邮件已经写了800个字,那么你需要花点时间检查一下你是否真的需要包括你写那么多内容。

你可以直截了当地切入重点,这样就可以节省潜在客户的时间,他们为此会感激你的。

12. 没有包含一个请求

无论是要求10分钟讨论你刚发过来的资源,还是提供产品演示,你的每一个行动都应该是为了推动潜在客户完成销售过程。所以从某个角度来说,一个没有明确call to action的销售型邮件是有问题的。

另外当你需要写一封较长的邮件。在这种情况下,一定要把你的要求另起一段行来重点说明,这样就不会让这个重要的信息淹没在其他文字中。

13. 要求太多

如果这是你第一次与潜在客户交谈时就问到合同条款的神奇,他们会觉得非常舒服,而且这是很荒谬的。你需要根据潜在客户在买方旅程中的阶段来定制你所要求的东西。

14. 加入了有问题的超链接

在你的销售邮件中加入一两个链接,在适合的情况下是很好的。这为潜在客户提供了更多的内容,也提供了一个来点击网站了解更多产品的机会。

但一定要确保这些链接是更新的和有效的,特别是当你使用模板时。如果你的潜在客户真感兴趣点击,确保你给他们一个良好的体验,如果你包含了打不开的链接,会显得你不专业和马虎。

15. 含糊其辞

含糊不清不仅令人恼火,而且效率低下,因为你的收件人必须非常努力才能理解你在说什么,有的时候甚至需要去猜。

所以你要尽量做到具体。与其说:Are you interested in getting my thoughts on your strategy? 还不如说:Do you want to spend 15 minutes reviewing your 2018 marketing plans?

16. 复制和粘贴

你有没有收到过这样的邮件:其中一个部分的字号比其他部分小,或者以不同的字体出现?这种奇怪的问题是由复制和粘贴而没有删除格式引起的,这会让收件人分心,甚至觉得你只是在随便copy paste一些内容。

要确保这种情况不会发生在你的电子邮件中,其实你只用邮件编辑器中点击”删除格式”按钮就可以了。

17. 乱用大写字母

用大写字母来强调某些信息是重要的,但是用大写字母来通篇写邮件会让你的客户直接跑掉。整封邮件用大写字母写,会给人留下粗鲁的印象。

过度使用大写字母会让客户的心情变差,它被认为是一种对某人大喊大叫或生气的印象,所以这不是一种合适的说服客户的方式。大写字母只能用于你要指明或强调的词。

18. 邮件主题行有问题

客户首先注意到你邮件的地方就是标题行,如果没有标题没有吸引力,收件人就不会去阅读它。如果你想让客户阅读你的邮件,就要让标题有说服力,在主题行中总结出你在邮件中想表达的重点。

18. 大秀英文水平

你的英文销售邮件不是英语四六级考试中的作文,不需要你用很多大词难词来体现你的英文功力,也不需要用各种修辞和排比。

在你写英文销售邮件的时候,简单,清晰,直接才是商业沟通中最好的。

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